Ben jij een initiatiefrijke managementassistent, die leden van onze directie en bestuur gaat ondersteunen en energie krijgt van plannen en organiseren – en lijkt het je leuk om daarin verder te groeien? Dan hebben wij een mooie kans voor jou! Wij zoeken een enthousiaste managementassistent die ons team van managementassistentes komt versterken.

Jouw missie

Als managementassistent ondersteun je de directie en bestuur en ben je verantwoordelijk voor een breed en afwisselend takenpakket. Je voelt feilloos aan wat directie en bestuursleden nodig hebben om hen te ontzorgen en denkt hierin proactief met ze mee. Je begrijpt wat er speelt, ziet wat nodig is en onderneemt actie voordat het gevraagd wordt. Je schakelt soepel tussen verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie, denkt mee over werkprocessen en helpt deze verder te professionaliseren.

Dat doe je onder andere door  

• Je beheert complexe agenda’s van directie- en bestuursleden en bewaakt de voortgang van afspraken en acties.
• Je zorgt voor de organisatie en voorbereiding van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, en verzorgt concrete verslaglegging en opvolging van besluiten.
• Je verzamelt en verwerkt informatie tot heldere rapportages en presentaties, en redigeert stukken waar nodig.
• Je behandelt binnenkomende vragen, telefoontjes, e-mail, en correspondentie.
• Je verzorgt uitgaande correspondentie op basis van globale aanwijzingen.
• Je draagt actief bij aan het efficiënter inrichten van werkprocessen en het optimaal benutten van beschikbare en nieuwe tools.
• Je begrijpt de politieke context en weet externe stakeholders op passende wijze te benaderen en te woord te staan.

Wie zijn wij:

De Federatie Medisch Specialisten staat voor 24.000 toegewijde dokters in ziekenhuizen en instellingen. Dag in dag uit werken zij aan het leveren van de best mogelijke zorg aan de patiënt. We verenigen alle 33 specialismen (wetenschappelijke verenigingen), ondersteunen bij de uitoefening en ontwikkeling van het vak en spreken met één krachtige stem in politiek en samenleving. Samen gaan we voorop in vernieuwing zodat 18 miljoen Nederlanders kunnen rekenen op de best mogelijke zorg ter wereld.  

Het team:

Het secretariaat bestaat uit 6 gedreven collega’s die met veel enthousiasme voor de onmisbare secretariële ondersteuning van bestuurs- en MT leden zorgen: van digitaal agendabeheer tot het organiseren en afhandelen van vergaderingen, alles komt voorbij.

Dit breng je mee

Je bent een professional die proactief werkt en zich staande weet te houden in een politiek dynamische omgeving en hierin op de juiste wijze weet te acteren. Je staat sterk in je schoenen en bent assertief. In een complexe organisatie ben je in staat om verbanden te leggen en overzicht te houden. Je bent een verbinder en hebt oog voor samenwerking met collega’s.

Je bent flexibel en vindt het geen probleem om af en toe ook in de avond te vergaderen. Door je servicegerichte houding weten anderen dat jij je afspraken nakomt en probleemoplossend werkt. Ook worden de onderstaande criteria in de selectie meegenomen: 

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar werkervaring, en wij helpen je verder ontwikkelen.
• Uitstekende ICT-vaardigheden (waaronder Office 365) en affiniteit met ICT.
• Assertief, zelfstandig en stressbestendig – je houdt overzicht en bewaart rust.
• Goede communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Je voelt politieke en bestuurlijke verhoudingen goed aan en kunt op verschillende niveaus op klantgerichte wijze communiceren en schakelen.
• Flexibel inzetbaar, ook af en toe in de avonduren. Je bent in elk geval beschikbaar op maandag en vrijdag.

Wij bieden jou

Een moderne hybride werkomgeving met ruimte voor eigen invulling van een goede werk-privé balans en een prettige, informele omgeving waarin veel aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Je vaste standplaats is de Domus Medica in Utrecht. 

Bovendien mag je rekenen op: 

• Een bruto maandsalaris tussen de € 3.268,00 en € 4.829,00 per maand op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt; 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op verlenging;
• Een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag en een werkgeversbijdrage in de ziektekosten;
• 28 vakantiedagen met de mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen;
• Een reiskosten- en thuiswerkvergoeding;
• Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je vitaal blijft en jezelf kunt ontwikkelen. Daarom bieden we regelingen aan zoals een leasefietsregeling en studiekostenregeling.

De Federatie Medisch Specialisten staat voor een inclusieve cultuur die alle medewerkers in staat stelt om zich te ontwikkelen. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen en streven daarbij naar een diverse samenstelling van ons personeelsbestand.  

I'm in!

Dan zien wij jouw motivatie en cv graag tegemoet! Voor informatie over de functie kun je terecht bij Carola Dominicus, Teamleider Secretariaat, bereikbaar op 0613427191 of c.dominicus@demedischspecialist.nl.

Wij hanteren geen sluitingsdatum voor deze vacature en streven ernaar binnengekomen reacties zo snel mogelijk te behandelen.   

Bemiddeling en acquisitie door derden of ZZP'ers wordt niet op prijs gesteld en hier wordt niet op gereageerd.