Ben jij een initiatiefrijke managementassistent die energie krijgt van plannen, organiseren en ontzorgen op directie en bestuursniveau? En werk je graag in een dynamische omgeving waarin je echt het verschil kunt maken? Binnen de Federatie Medisch Specialisten hebben wij momenteel twee vacatures voor managementassistent:

• één binnen het Verenigingsdeel van de Federatie,
• en één binnen het Kennisinstituut.

De functies hebben veel overeenkomsten, maar verschillen ook in focus en context. Daardoor kun je kiezen voor de functie die het beste bij jouw ervaring en ambities past.

Jouw missie

Als managementassistent ondersteun je directie en bestuur en ben je verantwoordelijk voor een breed en afwisselend takenpakket. Je voelt feilloos aan wat er nodig is om hen te ontzorgen en denkt proactief mee over prioriteiten en planning. Je begrijpt wat er speelt, ziet wat nodig is en onderneemt actie voordat het gevraagd wordt. Je schakelt soepel tussen verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie, denkt mee over werkprocessen en draagt bij aan het verder professionaliseren van de ondersteuning.

Deze vacature betreft twee verschillende functies:
Managementassistent Verenigingsdeel
In deze functie ondersteun je het bestuur en directie. Je bent onderdeel van een hecht secretariaatsteam van zes collega’s, waarin je nauw samenwerkt en elkaar ondersteunt. Je brengt al ervaring mee, en krijgt ook ruimte om jezelf verder te ontwikkelen binnen het team.

Managementassistent Kennisinstituut
In deze functie ondersteun je één-op-één de directie van het Kennisinstituut. Het gaat om een nieuwe functie, waarin van je wordt verwacht dat je zelfstandig aan de slag gaat en helpt om de functie verder vorm te geven. We zoeken hiervoor een ervaren, proactieve managementassistent die goed kan prioriteren en de directie optimaal weet te ontzorgen.

Dat doe je - voor beide functies - onder andere door  

• Complexe agenda’s van directie- en/of bestuursleden te beheren en de voortgang van afspraken en acties te bewaken.
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief verslaglegging en opvolging van besluiten.
• Het verzamelen en verwerken van informatie tot heldere rapportages en presentaties en het redigeren van stukken waar nodig.
• Binnenkomende vragen, telefoontjes, e-mail en correspondentie te behandelen en uitgaande correspondentie te verzorgen op basis van globale aanwijzingen.
• Actief bij te dragen aan het efficiënter inrichten van werkprocessen en het optimaal benutten van beschikbare en nieuwe tools.
• Te schakelen met interne en externe stakeholders en hierbij zorgvuldig om te gaan met bestuurlijke en politieke verhoudingen.

Wie zijn wij:

De Federatie Medisch Specialisten staat voor 24.000 toegewijde dokters in ziekenhuizen en instellingen. Dag in dag uit werken zij aan het leveren van de best mogelijke zorg aan de patiënt. We verenigen alle 33 specialismen (wetenschappelijke verenigingen), ondersteunen bij de uitoefening en ontwikkeling van het vak en spreken met één krachtige stem in politiek en samenleving. Samen gaan we voorop in vernieuwing zodat 18 miljoen Nederlanders kunnen rekenen op de best mogelijke zorg.  

Het team:

Binnen het Verenigingsdeel werk je nauw samen met je collega’s van het secretariaatsteam van zes collega’s dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van directie-, bestuurs- en MT-leden.

Binnen het Kennisinstituut werk je intensief samen met de directie, MT en met collega’s op het projectsecretariaat, en daarnaast met collega’s uit verschillende teams binnen het Kennisinstituut en de Federatie.

Dit breng je mee

Je bent een professional die proactief werkt en zich staande weet te houden in een politiek dynamische omgeving en hierin op de juiste wijze weet te acteren. Je staat sterk in je schoenen en bent assertief. In een complexe organisatie ben je in staat om verbanden te leggen en overzicht te houden. Je bent een verbinder en hebt oog voor samenwerking met collega’s.

Je bent flexibel en vindt het geen probleem om af en toe ook in de avond te vergaderen. Door je servicegerichte houding weten anderen dat jij je afspraken nakomt en probleemoplossend werkt. Ook worden de onderstaande criteria in de selectie meegenomen: 

• Mbo+/Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar werkervaring, en wij helpen je verder ontwikkelen.
• Uitstekende ICT-vaardigheden (waaronder Office 365) en affiniteit met ICT.
• Assertief, zelfstandig en stressbestendig – je houdt overzicht en bewaart rust.
• Goede communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Je voelt politieke en bestuurlijke verhoudingen goed aan en kunt op verschillende niveaus op klantgerichte wijze communiceren en schakelen.
• Flexibel inzetbaar, ook af en toe in de avonduren.

Beschikbaarheid:

• Voor de functie bij het Verenigingsdeel ben je in elk geval beschikbaar op maandag en vrijdag.
• Voor de functie bij het Kennisinstituut ben je in elk geval beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag.

Wij bieden jou

Een moderne hybride werkomgeving met ruimte voor eigen invulling van een goede werk-privé balans en een prettige, informele omgeving waarin veel aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling en voor jouw vitaliteit. Je vaste standplaats is de Domus Medica in Utrecht. 

Bovendien mag je rekenen op: 

• Een bruto maandsalaris tussen de € 3.268,00 en € 4.829,00 per maand op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt; 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op verlenging;
• Een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag en een werkgeversbijdrage in de ziektekosten;
• 28 vakantiedagen met de mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen;
• Een reiskosten- en thuiswerkvergoeding;
• Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je vitaal blijft en jezelf kunt ontwikkelen. Daarom bieden we regelingen aan zoals een leasefietsregeling en studiekostenregeling.

De Federatie Medisch Specialisten staat voor een inclusieve cultuur die alle medewerkers in staat stelt om zich te ontwikkelen. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen en streven daarbij naar een diverse samenstelling van ons personeelsbestand.  

I'm in!

Enthousiast geworden? Wij ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief.

Het eerste gesprek voeren we in principe voor beide functies. Tijdens dit gesprek verkennen we samen welke functie het beste aansluit bij jouw ervaring, kwaliteiten en ambities. Heb je vooraf een duidelijke voorkeur voor één van de twee functies, dan kun je dat uiteraard aangeven in je motivatie.

Sollicitaties zonder motivatiebrief nemen wij niet in behandeling.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met:

• Carola Dominicus, Teamleider Secretariaat (Verenigingsdeel) – 06 13427191
• Samara Jaber, Directeur Kennisinstituut – 06 24930979

Wij hanteren geen sluitingsdatum en behandelen binnengekomen reacties zo snel mogelijk.

Bemiddeling en acquisitie door derden of ZZP'ers wordt niet op prijs gesteld en hier wordt niet op gereageerd.